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2014年12月17日水曜日

縦横レイアウトが入り混じったWord原稿を作ったのち、pdfに変換

博士論文を執筆するにあたり、色々とwordの小技を仕入れたので、まとめておきます。
今回は、「縦横レイアウトの入り混じった原稿の作り方」と「pdfへの変換法」について。
作業PCはMacで、Microsoft WordとAdobe Acrobat Proを使っています。



僕自身の博士論文では、表のいくつかは横レイアウトにしないと収まらないものがありました。そこで途中までは縦、一部横、その後縦という、縦横レイアウトが入り混じった原稿を作る必要があったわけです。

表を別のファイルで作成し、図(jpgやpngなど)として保存し、 90度回転して貼り付けるという手段もありますが、どうしても見た目は悪くなる+編集もできないので、縦横レイアウトが入り混じったファイルの作り方は知っておいて損はないかと思います。


(1)セクションに分ける

ページ区切りの機能については使っている人が多いのではないでしょうか?
セクションという区切り方もあります。

セクションを細かく分けておくと、ヘッダー・フッターなどの装飾やページの縦横レイアウトをセクションごとに変更することができます。

とりあえず論文の原稿が書け、図表を貼り付ける段階まできたとします。
原稿の最後にセクション区切りを入れてみます。



続けて表を作成。


表の後に、セクション区切りを入れる。続いて、図を貼り付けてみます。



これで3つのセクションからなる3ページの原稿ができました。


▶︎セクション1:原稿 (レイアウト縦)
▶︎セクション2:表  (レイアウト横)
▶︎セクション3:図  (レイアウト縦)


(2)セクションごとに縦横レイアウトを指定する

では、表に当たるセクション2だけレイアウトを横にしてみましょう。
セクション2のどこかにカーソルがある状態で、ページレイアウトを開きます。



「設定対象」が「このセクション」になっていることを確認し、「ページ設定」ボタンを押します。



「方向」を横にし、OK。



これでセクション2だけが横レイアウトになりました。


(3)ヘッダーとフッターをつける

これだけでも十分ですが、おまけでヘッダーとフッターをつけてみます。

ヘッダーはセクションのタイトル、フッターはページ番号にします。

上か下の余白部分をダブルクリックするとヘッダー・フッターのウインドウが開きます。

まずはヘッダー

続いてフッター

今回は真ん中にページ番号を振ります

セクションごとに番号を振りなおすことも可能


セクション2を見てみると、セクション1のヘッダーがそのままついた形になっているので、変更しましょう。
ヘッダー・フッターのタブから「前と同じヘッダー・フッター」のチェックボックスを外します(重要!)。

チェックボックスを外すと、「前と同じ」の文字が消えます



同様に、各セクションのヘッダー・フッターのチェックボックスをすべてはずしちゃいましょう(重要!)。



このままでももちろんいいのですが、印刷時にフッター・ヘッダーの位置が左右ではなく上下になるように、ヘッダーの位置を移してみます。
コメントボックスツールを使うと、実は上の余白以外にもヘッダーをつけることができます。(参考>>「用紙を横にしてもヘッダーフッターを縦の時と同じにしたい。」)



右下に配置

つづいて、フッターであるページ番号を左に移します。こちらは簡単で、ドラックアンドドロップでOK。

文字方向は書式>縦書きと横書きで変更可能。




セクション3のヘッダー・フッターもお忘れなく。



(4)wordをpdfに変換する

プリンターが縦横レイアウトが入り混じったファイルに対応している場合、そのまま両面印刷やpdfに変換できるらしいのですが、僕の作業環境では不具合が出ました。

その対処法として、セクション別にpdfに変換するという手段を取ります。

やり方は単純で、ページを個々に指定してpdfに変換し、その後結合するだけ。


レイアウトが横のセクション2を90度回転します(後でも可)。

AdobeのAcrobat Proを利用し、pdfを結合させます。
「ファイルをPDFに結合」をクリック。




指定通り、ドラックアンドドロップし、最後に「ファイルを結合」をクリックすると、しばらくして出来上がり。

最終版のpdfは以下のとおり。名前をつけて保存しましょう。


この状態にしておくと、すべて縦横レイアウト関係のないpdfになるので、両面印刷も簡単にできます。

セクションって便利〜!